{"CACHEDAT":"2026-04-14 02:03:07","SLUG":"paperless-hmTL8Zzi4G","MARKDOWN":"# SENDERNAME ANPASSEN\n\nBevor du etwas aussendest, vergewissere dich, dass deine Mails unter dem Namen \"Erasmus+ SciLMi Team\" rausgehen.\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=b1e4c900-17bf-4a6a-9778-2d10e60ec14d \" =1524x875\")\n\n# TEMPLATE ERSTELLEN\n\nDu siehst hier die Übersicht der bisherig erstellten Templates. Um ein neues Template zu erstellen, kannst du entweder rechts oben auf \"+ Template erstellen\" oder auf die 3 Punkte neben einem bestehenden Template klicken und \"Duplizieren\" wählen.\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=69243b85-093f-4137-a27b-d599834e1509 \" =1919x934\")\n\n\n## NEUES TEMPLATE ERSTELLEN\n\nWenn du ein neues Template erstellst, musst du diesem einen sinnvollen Namen geben. Im Normalfall beginnen unsere Templates mit \"E+ SciLMi | \". \n\n ![](/api/attachments.redirect?id=b12fe5d6-8607-4a28-85db-6c7af140e33a \" =1671x689\")\n\n## BEARBEITEN-OBERFLÄCHE\n\nWenn du auf \"Erstellen\" geklickt hast, oder das Template dupliziert hast, landest du auf der Bearbeiten-Oberfläche. Die sieht so aus: ![](/api/attachments.redirect?id=c50061af-5722-4824-97ee-5be936671e49 \" =1919x932\")\n\n## EMPFÄNGER\\*INNEN FESTLEGEN ![](/api/attachments.redirect?id=b3fe4fd4-9c47-491b-96b3-39f9cc122b03 \"right-50 =278x532\")\n\nUm Empfänger\\*innen zu definieren, klickst du rechts in der Leiste auf \"Empfänger\". Die Weiterleiten-Optionen haben wir im Normalfall beide ausgeschalten. \n\n\nDu klickst dann auf \"Empfänger hinzufügen\". Dadurch sollte sich ein Pop-Up Fenster öffnen, in dem du den Platzhalter-Namen (Rollenbezeichnung) und deren Rolle angeben kannst.\n\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=5dddbd27-507a-4022-b820-0553338a4141 \"left-50 =471x268\")\n\n\n\\\n\n\\\n\n\\\n\n\\\nFür Personen, die vorrangig etwas ausfüllen sollen, wählst du \"Ausfüllen & Unterschreiben\". \n\n\"Freigeben\" kann gewählt werden, wenn Personen das Dokument vor dem Abschließen noch absegnen, oder ergänzend noch etwas einfüllen/korrigieren sollen.\n\nWenn du automatisierte Hive-Actions erstellen möchtest, gibst du die Hive-E-Mail-Adresse als Rolle eingeben und wählst \"Kopie erhalten\".\n\n\n## EMPFÄNGER\\*INNEN-E-MAILS FESTLEGEN ![](/api/attachments.redirect?id=e8bfb892-2a94-4b1b-a9fe-387f3dd9fa72 \"right-50 =257x821\")\n\nFür die jeweiligen Empfänger\\*innen können nicht nur unterschiedliche Rollen, sondern auch angepasste E-Mail-Texte festgelegt werden. Wenn du also hier (siehe rechts) auf \"E-Mail-Text anpassen klickst, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem du den E-Mail Betreff und den Text Text eintragen kannst (siehe unten).\n\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=65aa16a4-0c1a-4da4-bed7-09402e8384c4 \"left-50 =471x269\")\n\n\n\\\n\n\\\n\n\\\n\n\\\n## HIVE ALS EMPFÄNGER\\*IN ![](/api/attachments.redirect?id=6808d9ca-9b20-4410-baf6-4f67899257c8 \"right-50 =214x471\")\n\nWenn du automatisiert eine Hive-Action erstellen willst, musst du Hive als Empfänger\\*in angeben und die E-Mailadresse aus Hive dort kopieren, wo du die Action haben möchtest. Wichtig ist dabei, dass du auf \"Erhält E-Mail nach Abschluss\" klickst, sodass wirklich alle notwendigen Dateien (samt Audit-Trail dorthin geschickt werden).\n\n\n\\\n\n\\\n\n\\\n\n\\\n\n\\\n## FELDER EINFÜGEN ![](/api/attachments.redirect?id=e9cd96c8-cb21-4906-ad88-073ff87a4d28 \"right-50 =300x584\")\n\nDu kannst nun für die jeweiligen Personen Eingabefelder mit Mausklick oder Drag and Drop einfügen. Dabei kannst du zwischen verschiedenen Formularfeldern wählen (siehe rechts). \n\n\n**Texteingabe** ist ein normales Eingabefeld, bei den Ausfüllende vorrangig Text, aber auch Zahlen eingeben können. Das kann jeweils weiter spezifiziert werden, sobald das Feld eingefügt wurde.\n\n**Checkbox**en können in Form von Listen oder Buttons eingefügt werden.\n\nDas **Radio** funktioniert ähnlich, dort kann aber zusätzlich auch Dropdown ausgewählt werden.\n\n**Kontodaten**-Felder sind besonders praktisch, weil sich der BIC automatisch ergänzt, sobald ein IBAN eingegeben wurde.\n\nDas **Unterschrift**-Feld ist das wohl wichtigste. Voreingestellt ist dort, dass Ort und Datum dazu angezeigt werden. Im Normalfall lassen wir das so.\n\nBeim **Datei-Upload** können Ausfüllende Dateien hochladen. Dabei kann auch festgelegt werden, wie viele Dateien hochgeladen werden dürfen/müssen.\n\n\n## FELDER BEARBEITEN\n\nUm ein Feld bearbeiten zu können, musst du es ausgewählt haben.\n\n### **FELDER BENENNEN**\n\nUm ein Textfeld zu benennen, gibst du im Feld \"Bezeichnung\" den Namen an. Wenn du nicht möchtest, dass dieser über dem Eingabefeld erscheint, kannst du auf \"Bezeichnung nicht anzeigen\" klicken. Dann erscheint er allerdings statt dem Platzhalter-Text im Feld.\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=f3ff3d4c-5702-4918-ace4-c4aa4b1cf823 \" =1661x493\")\n\nDu kannst hier auch die zugewiesenen Empfänger\\*innen ändern und/oder angeben, ob es sich um ein Pflichtfeld handeln soll (wenn ja erscheint ein roter Stern hinter der Bezeichnung).\n\n\n### MEHRERE EMPFÄNGER\\*INNEN FÜR EIN FELD\n\nWenn du möchtest, dass mehrere Empfänger\\*innen ein Feld bearbeiten können, klicke auf den farbigen Punkt links neben dem Namen und wähle so mehrere aus:\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=86cc2227-d10e-410a-81d7-7c5c1c13a65b \" =1222x585\")\n\nIm Normalfall werden dann die Farben aller Empfänger\\*innen links neben dem Feld angezeigt. Bei manchen Feldern (wie hier \"Ticket Type\") ist das allerdings nicht der Fall.\n\n\n### VALIDIERUNG ![](/api/attachments.redirect?id=602da10c-7fe3-4fae-86b7-d3ddea2a28d7 \"right-50 =171x157\")\n\nWenn du die Eingabe einschränken möchtest, kannst du das im Bereich \"Validierung\" innerhalb der Bearbeitung des Feldes machen. Du kannst beispielsweise auf Zahlen beschränken, eine Mindestlänge angeben, oder nur eine gewisse Anzahl von Antworten (Radio/Checkbox) erlauben.\n\n\n### SLUG ![](/api/attachments.redirect?id=f5f8142c-17ea-4e5b-8f67-a7625f58eb76 \"right-50 =171x162\")\n\nUm auf verschiedene Felder zugreifen zu können, ist es wichtig, einen Slug für jedes Feld zu definieren, der dann auch in Formeln genutzt werden kann. Den kannst du unter \"Erweitert\" definieren.\n\n\n\\\n## BEDINGTE SICHTBARKEIT (funktioniert nur mit Radio oder Checkboxes)\n\n\n1. Mehrere Zeilen (Textfelder, Eingabefelder, whatever bedingt angezeigt werden soll einfügen)\n2. Checkbox einfügen, Slug benennen (z.B. number_of_tickets) und Angezeigten Text benennen (z.B. durchnummerieren)\n3. Slugs der Optionen benennen (z.B. ticket1, ticket2, …)\n4. In Zeile klicken, die bedingt angezeigt werden soll & Bedingte Sichtbarkeit aktivieren\n5. Folgenden Code eingeben: \n\n`blocks.number_of_tickets.options.ticket2.selected || blocks.number_of_tickets.options.ticket3.selected || blocks.number_of_tickets.options.ticket4.selected || blocks.number_of_tickets.options.ticket5.selected || blocks.number_of_tickets.options.ticket6.selected || blocks.number_of_tickets.options.ticket7.selected || blocks.number_of_tickets.options.ticket8.selected;`\n\n|| steht für oder, && wäre für beides muss zutreffen\n\n\n6. Fertig! :-)\n\n\n## SUMME\n\n\n1. Neue Regel definieren\n2. JavaScript Variable wählen\n3. Felder durchnummerieren → z.B. costs1, costs2, costs3, …\n4. Folgenden Code eingeben (statt 'costs' slug der Felder einfügen, die summiert werden sollen):\n\n```javascript\n```\n\nlet sum = 0;\r\n\r\nfor (let i = 1; i <= 8; i++) {\r\n const field = blocks\\['costs' + i\\];\r\n const value = field && field.value ? Number(field.value) : 0;\r\n sum += isNaN(value) ? 0 : value;\r\n}\n\n\n4. Sollte dann so aussehen:\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=c160f215-0f16-4a59-b238-0bbd92915c5b \"left-50 =385x291\")\n\n\n\\\n\n\\\n\n\\\n\n\\\n\n\n4. Fertig :-)\n\n# MASSENVERSAND\n\n\n1. Zunächst Dokument erstellen, dann in Template konvertieren\n2. Auf die drei Punkte … rechts vom jeweiligen Template klicken und Massenversand auswählen\n3. Es sollte ein Pop-up Fenster auftauchen, das so aussieht: \n\n ![](/api/attachments.redirect?id=8d915649-b80a-4410-8ec3-dae7949cf280 \"left-50 =685x433\")\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\n\n \\\n4. Im Normalfall dann die Beispieldatei als Excel oder CSV herunterladen und mit den jeweiligen Daten befüllen → Google Sheet Vorlage, die per Formeln auch E-Mails automatisiert (export as CSV)\n5. Die befüllte Datei dann hochladen → dir wird dann noch einmal angezeigt, welche Werte in der Excel-Tabelle stehen. Dabei werden dir auch Fehler angezeigt, falls eine Zelle noch nicht ausgefüllt ist (*wie in dem Fall die Schulen, die noch fehlen*)\n6. **Achtung**: Du kannst trotz Fehler auf \"Weiter\" klicken - vergewissere dich deshalb, dass wirklich alle Einträge stimmen, bevor du die Datei abschickst \n7. Datei senden\n8. Fertig :-)\n\n\n## PROZENTE BERECHNEN (ZB 20% VON EINEM FELD)\n\n\n1. Neue Regel erstellen\n2. JavaScript Variable wählen\n3. Felder sinnvoll benennen (zB totalamount1)\n4. Folgenden Code eingeben: \n\n```javascript\n```\n\nlet value = 0; \n\nif (blocks.totalamount1 && blocks.totalamount1.value) { \n\nvalue = Number(blocks.totalamount1.value); \n\n} \n\nvalue = isNaN(value) ? 0 : value \\* 0.20; \n\n\n5. Sollte dann so aussehen:\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=c68f35f8-7d9b-4647-af74-703908189ca8 \" =1384x772\")\n\n\n5. Fertig :-)\n\n## EXCEL-TABELLE\n\nBeim Befüllen der Excel-Tabelle ist wichtig, dass du noch einmal alle Empfänger\\*innen richtig definierst.\n\n**WICHTIG:** Befülle die Datei genau so, wie du sie heruntergeladen hast. Manchmal verändert sich unerklärlicherweise die Reihenfolge der Spalten. \n\n### INDIVIDUELLE NACHRICHT FESTLEGEN\n\nDu kannst direkt in der Excel-Tabelle individuelle Mails festlegen, indem du diese Funktion unter \"Erweiterte Optionen\" aktivierst:\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=7651b5ee-e137-4e1b-b465-67d1af8ed17e \" =1150x734\")\n\nIn der Excel-Tabelle erscheinen dann zwei Spalten, nämlich eine mit dem E-Mail-Betreff und eine mit dem E-Mail-Text.\n\n### AUSFÜLLEN DER EXCEL-TABELLE\n\n\n1. Für den individuellen Dokumenten-Name (inkl. Nachname, Vorname) verwendest du folgende Formel (letztere kopieren den Vor- und Nachnamen aus der Spalte Q & R, also der Variable given.name und family.name zusammen):\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=dcd5a82f-f430-4b7d-945f-e7183187ad64 \" =815x33\")\n\n\n2. Für den Namen der Person kopierst du auch die Werte bei Variable given.name und family.name zusammen:\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=9cb555b0-f667-4bb1-8986-a6f78ab2d846 \" =147x33\")\n\n\n3. Die restlichen Namen und E-Mail-Adressen trägst du so ein, wie sie im Template definiert wurden.\n4. Den E-Mail-Betreff kopierst du dir aus der Dokumenten-Namen-Zelle (siehe rechts):![](/api/attachments.redirect?id=fcf3e458-e09f-424f-8adb-04aa174ce4ef \"right-50 =86x26\")\n5. Bei der E-Mail kannst du dann den jeweiligen E-Mail Text für die ausfüllenden Empfänger\\*innen angeben und noch einmal den Namen herüberkopieren, wie hier:\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=dbb58cda-00fd-4b2a-916d-b661d81e826f \" =1602x70\")\n\n\n6. Da die Tabelle nicht akzeptiert wird, wenn ein Wert fehlt, tragen wir bei der ![](/api/attachments.redirect?id=b3e58f0d-972f-4229-9d78-e2c3b2e9348b \"right-50 =171x71\")Summe (total) \"0\" ein (siehe rechts)\n\n## VERSENDEN\n\nWenn du die Tabelle wieder hochlädst, sollte jede Zeile mit einem grünen Haken aufscheinen (siehe unten). Du kannst dann auf \"Weiter\" klicken.\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=852193e8-6859-4aac-87eb-a8c53c89bc25 \" =1155x734\")\n\nDa wir im Normalfall die unterschiedlichen Mail-Vorlagen schon innerhalb des Dokuments festgelegt haben, scheint dann dieser Dialog auf:\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=d789e26c-5f9e-4fb7-80bb-b867ff45fefd \" =1152x733\")\n\n## AUTO-REMINDERS\n\nUm den Prozess zu beschleunigen und nicht manuell alle daran erinnern zu müssen, dass Sie die Dokumente ausfüllen, können kurz vor dem Senden noch Auto-Reminders eingestellt werden:\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=d7ed316e-e424-4c52-a471-278431b5b27e \" =1145x726\")\n\nKlicke dann auf **\"Sende \\[n\\] Dokumente\"**\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=ef05fc48-7eeb-4e48-88a0-ffbca70c9fd6 \" =1151x716\")\n\n# DOKUMENTENLISTE\n\nDu findest alle Status-Updates, laufende und abgeschlossene Dokumente in der Dokumentenliste:\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=029ec73f-2b1d-4210-bb19-632f5a791ba1 \" =1678x575\")\n\n\n## **EMPFÄNGER\\*INNEN ÄNDERN** \n\n**Achtung:** Geht nur, wenn die Mail an die jeweilige Person noch nicht versandt wurde!\n\n\n1. Auf den blauen Pfeil bei \"Progress\" rechts neben 2/6 klicken\n\n\n2. ![](/api/attachments.redirect?id=8935695e-f812-4b21-b5f7-5429c9438631 \" =1578x232\")\n\n Auf \"Replace Participant\" klicken\n\n ![](/api/attachments.redirect?id=0b4d8395-8823-4c8f-b12c-2c33d01aaaec \" =1126x645\")","HTML":"

SENDERNAME ANPASSEN

\n

Bevor du etwas aussendest, vergewissere dich, dass deine Mails unter dem Namen "Erasmus+ SciLMi Team" rausgehen.

\n

\"\"

\n

TEMPLATE ERSTELLEN

\n

Du siehst hier die Übersicht der bisherig erstellten Templates. Um ein neues Template zu erstellen, kannst du entweder rechts oben auf "+ Template erstellen" oder auf die 3 Punkte neben einem bestehenden Template klicken und "Duplizieren" wählen.

\n

\"\"

\n

NEUES TEMPLATE ERSTELLEN

\n

Wenn du ein neues Template erstellst, musst du diesem einen sinnvollen Namen geben. Im Normalfall beginnen unsere Templates mit "E+ SciLMi | ".

\n

\"\"

\n

BEARBEITEN-OBERFLÄCHE

\n

Wenn du auf "Erstellen" geklickt hast, oder das Template dupliziert hast, landest du auf der Bearbeiten-Oberfläche. Die sieht so aus: \"\"

\n

EMPFÄNGER\\*INNEN FESTLEGEN \"\"

\n

Um Empfänger\\*innen zu definieren, klickst du rechts in der Leiste auf "Empfänger". Die Weiterleiten-Optionen haben wir im Normalfall beide ausgeschalten.

\n

Du klickst dann auf "Empfänger hinzufügen". Dadurch sollte sich ein Pop-Up Fenster öffnen, in dem du den Platzhalter-Namen (Rollenbezeichnung) und deren Rolle angeben kannst.

\n

\"\"

\n

Für Personen, die vorrangig etwas ausfüllen sollen, wählst du "Ausfüllen & Unterschreiben".

\n

"Freigeben" kann gewählt werden, wenn Personen das Dokument vor dem Abschließen noch absegnen, oder ergänzend noch etwas einfüllen/korrigieren sollen.

\n

Wenn du automatisierte Hive-Actions erstellen möchtest, gibst du die Hive-E-Mail-Adresse als Rolle eingeben und wählst "Kopie erhalten".

\n

EMPFÄNGER\\*INNEN-E-MAILS FESTLEGEN \"\"

\n

Für die jeweiligen Empfänger\\*innen können nicht nur unterschiedliche Rollen, sondern auch angepasste E-Mail-Texte festgelegt werden. Wenn du also hier (siehe rechts) auf "E-Mail-Text anpassen klickst, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem du den E-Mail Betreff und den Text Text eintragen kannst (siehe unten).

\n

\"\"

\n

HIVE ALS EMPFÄNGER\\*IN \"\"

\n

Wenn du automatisiert eine Hive-Action erstellen willst, musst du Hive als Empfänger\\*in angeben und die E-Mailadresse aus Hive dort kopieren, wo du die Action haben möchtest. Wichtig ist dabei, dass du auf "Erhält E-Mail nach Abschluss" klickst, sodass wirklich alle notwendigen Dateien (samt Audit-Trail dorthin geschickt werden).

\n

FELDER EINFÜGEN \"\"

\n

Du kannst nun für die jeweiligen Personen Eingabefelder mit Mausklick oder Drag and Drop einfügen. Dabei kannst du zwischen verschiedenen Formularfeldern wählen (siehe rechts).

\n

Texteingabe ist ein normales Eingabefeld, bei den Ausfüllende vorrangig Text, aber auch Zahlen eingeben können. Das kann jeweils weiter spezifiziert werden, sobald das Feld eingefügt wurde.

\n

Checkboxen können in Form von Listen oder Buttons eingefügt werden.

\n

Das Radio funktioniert ähnlich, dort kann aber zusätzlich auch Dropdown ausgewählt werden.

\n

Kontodaten-Felder sind besonders praktisch, weil sich der BIC automatisch ergänzt, sobald ein IBAN eingegeben wurde.

\n

Das Unterschrift-Feld ist das wohl wichtigste. Voreingestellt ist dort, dass Ort und Datum dazu angezeigt werden. Im Normalfall lassen wir das so.

\n

Beim Datei-Upload können Ausfüllende Dateien hochladen. Dabei kann auch festgelegt werden, wie viele Dateien hochgeladen werden dürfen/müssen.

\n

FELDER BEARBEITEN

\n

Um ein Feld bearbeiten zu können, musst du es ausgewählt haben.

\n

FELDER BENENNEN

\n

Um ein Textfeld zu benennen, gibst du im Feld "Bezeichnung" den Namen an. Wenn du nicht möchtest, dass dieser über dem Eingabefeld erscheint, kannst du auf "Bezeichnung nicht anzeigen" klicken. Dann erscheint er allerdings statt dem Platzhalter-Text im Feld.

\n

\"\"

\n

Du kannst hier auch die zugewiesenen Empfänger\\*innen ändern und/oder angeben, ob es sich um ein Pflichtfeld handeln soll (wenn ja erscheint ein roter Stern hinter der Bezeichnung).

\n

MEHRERE EMPFÄNGER\\*INNEN FÜR EIN FELD

\n

Wenn du möchtest, dass mehrere Empfänger\\*innen ein Feld bearbeiten können, klicke auf den farbigen Punkt links neben dem Namen und wähle so mehrere aus:

\n

\"\"

\n

Im Normalfall werden dann die Farben aller Empfänger\\*innen links neben dem Feld angezeigt. Bei manchen Feldern (wie hier "Ticket Type") ist das allerdings nicht der Fall.

\n

VALIDIERUNG \"\"

\n

Wenn du die Eingabe einschränken möchtest, kannst du das im Bereich "Validierung" innerhalb der Bearbeitung des Feldes machen. Du kannst beispielsweise auf Zahlen beschränken, eine Mindestlänge angeben, oder nur eine gewisse Anzahl von Antworten (Radio/Checkbox) erlauben.

\n

SLUG \"\"

\n

Um auf verschiedene Felder zugreifen zu können, ist es wichtig, einen Slug für jedes Feld zu definieren, der dann auch in Formeln genutzt werden kann. Den kannst du unter "Erweitert" definieren.

\n

BEDINGTE SICHTBARKEIT (funktioniert nur mit Radio oder Checkboxes)

\n
    \n
  1. Mehrere Zeilen (Textfelder, Eingabefelder, whatever bedingt angezeigt werden soll einfügen)
    2. \n
  2. Checkbox einfügen, Slug benennen (z.B. numberoftickets) und Angezeigten Text benennen (z.B. durchnummerieren)
    3. \n
  3. Slugs der Optionen benennen (z.B. ticket1, ticket2, …)
    4. \n
  4. In Zeile klicken, die bedingt angezeigt werden soll & Bedingte Sichtbarkeit aktivieren
    5. \n
  5. Folgenden Code eingeben:
    6. \n
\n

blocks.numberoftickets.options.ticket2.selected || blocks.numberoftickets.options.ticket3.selected || blocks.numberoftickets.options.ticket4.selected || blocks.numberoftickets.options.ticket5.selected || blocks.numberoftickets.options.ticket6.selected || blocks.numberoftickets.options.ticket7.selected || blocks.numberoftickets.options.ticket8.selected;

\n

|| steht für oder, && wäre für beides muss zutreffen

\n
    \n
  1. Fertig! :-)
    2. \n
\n

SUMME

\n
    \n
  1. Neue Regel definieren
    2. \n
  2. JavaScript Variable wählen
    3. \n
  3. Felder durchnummerieren → z.B. costs1, costs2, costs3, …
    4. \n
  4. Folgenden Code eingeben (statt 'costs' slug der Felder einfügen, die summiert werden sollen):
    5. \n
\n
\n

let sum = 0;

\n

for (let i = 1; i <= 8; i++) { const field = blocks\\['costs' + i\\]; const value = field && field.value ? Number(field.value) : 0; sum += isNaN(value) ? 0 : value;

\n
    \n
  1. Sollte dann so aussehen:
    2. \n
\n

\"\"

\n
    \n
  1. Fertig :-)
    2. \n
\n

MASSENVERSAND

\n
    \n
  1. Zunächst Dokument erstellen, dann in Template konvertieren
    2. \n
  2. Auf die drei Punkte … rechts vom jeweiligen Template klicken und Massenversand auswählen
    3. \n
  3. Es sollte ein Pop-up Fenster auftauchen, das so aussieht:
    4. \n
\n

\"\"\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n\\n

\n
    \n
  1. Im Normalfall dann die Beispieldatei als Excel oder CSV herunterladen und mit den jeweiligen Daten befüllen → Google Sheet Vorlage, die per Formeln auch E-Mails automatisiert (export as CSV)
    2. \n
  2. Die befüllte Datei dann hochladen → dir wird dann noch einmal angezeigt, welche Werte in der Excel-Tabelle stehen. Dabei werden dir auch Fehler angezeigt, falls eine Zelle noch nicht ausgefüllt ist (wie in dem Fall die Schulen, die noch fehlen)
    3. \n
  3. Achtung: Du kannst trotz Fehler auf "Weiter" klicken - vergewissere dich deshalb, dass wirklich alle Einträge stimmen, bevor du die Datei abschickst
    4. \n
  4. Datei senden
    5. \n
  5. Fertig :-)
    6. \n
\n

PROZENTE BERECHNEN (ZB 20% VON EINEM FELD)

\n
    \n
  1. Neue Regel erstellen
    2. \n
  2. JavaScript Variable wählen
    3. \n
  3. Felder sinnvoll benennen (zB totalamount1)
    4. \n
  4. Folgenden Code eingeben:
    5. \n
\n
\n

let value = 0;

\n

if (blocks.totalamount1 && blocks.totalamount1.value) {

\n

value = Number(blocks.totalamount1.value);

\n

value = isNaN(value) ? 0 : value \\* 0.20;

\n
    \n
  1. Sollte dann so aussehen:
    2. \n
\n

\"\"

\n
    \n
  1. Fertig :-)
    2. \n
\n

EXCEL-TABELLE

\n

Beim Befüllen der Excel-Tabelle ist wichtig, dass du noch einmal alle Empfänger\\*innen richtig definierst.

\n

WICHTIG: Befülle die Datei genau so, wie du sie heruntergeladen hast. Manchmal verändert sich unerklärlicherweise die Reihenfolge der Spalten.

\n

INDIVIDUELLE NACHRICHT FESTLEGEN

\n

Du kannst direkt in der Excel-Tabelle individuelle Mails festlegen, indem du diese Funktion unter "Erweiterte Optionen" aktivierst:

\n

\"\"

\n

In der Excel-Tabelle erscheinen dann zwei Spalten, nämlich eine mit dem E-Mail-Betreff und eine mit dem E-Mail-Text.

\n

AUSFÜLLEN DER EXCEL-TABELLE

\n
    \n
  1. Für den individuellen Dokumenten-Name (inkl. Nachname, Vorname) verwendest du folgende Formel (letztere kopieren den Vor- und Nachnamen aus der Spalte Q & R, also der Variable given.name und family.name zusammen):
    2. \n
\n

\"\"

\n
    \n
  1. Für den Namen der Person kopierst du auch die Werte bei Variable given.name und family.name zusammen:
    2. \n
\n

\"\"

\n
    \n
  1. Die restlichen Namen und E-Mail-Adressen trägst du so ein, wie sie im Template definiert wurden.
    2. \n
  2. Den E-Mail-Betreff kopierst du dir aus der Dokumenten-Namen-Zelle (siehe rechts):\"\"
    3. \n
  3. Bei der E-Mail kannst du dann den jeweiligen E-Mail Text für die ausfüllenden Empfänger\\*innen angeben und noch einmal den Namen herüberkopieren, wie hier:
    4. \n
\n

\"\"

\n
    \n
  1. Da die Tabelle nicht akzeptiert wird, wenn ein Wert fehlt, tragen wir bei der \"\"Summe (total) "0" ein (siehe rechts)
    2. \n
\n

VERSENDEN

\n

Wenn du die Tabelle wieder hochlädst, sollte jede Zeile mit einem grünen Haken aufscheinen (siehe unten). Du kannst dann auf "Weiter" klicken.

\n

\"\"

\n

Da wir im Normalfall die unterschiedlichen Mail-Vorlagen schon innerhalb des Dokuments festgelegt haben, scheint dann dieser Dialog auf:

\n

\"\"

\n

AUTO-REMINDERS

\n

Um den Prozess zu beschleunigen und nicht manuell alle daran erinnern zu müssen, dass Sie die Dokumente ausfüllen, können kurz vor dem Senden noch Auto-Reminders eingestellt werden:

\n

\"\"

\n

Klicke dann auf "Sende \\[n\\] Dokumente"

\n

\"\"

\n

DOKUMENTENLISTE

\n

Du findest alle Status-Updates, laufende und abgeschlossene Dokumente in der Dokumentenliste:

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EMPFÄNGER\\*INNEN ÄNDERN

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Achtung: Geht nur, wenn die Mail an die jeweilige Person noch nicht versandt wurde!

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  1. Auf den blauen Pfeil bei "Progress" rechts neben 2/6 klicken
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Auf "Replace Participant" klicken

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